運輸業
運輸業にはタクシー業、代行業、運送業など、多くの業態があります。共通する悩みもありますが、業態により抱える悩みはさまざまです。
自社の業態が抱える悩みから、導入すべきITツールの機能を見つけてください。
過去年度の本事業における活用事例を基に掲載しております。
今年度のプロセスの構成とは異なる場合がありますので、交付申請をお考えの方は必ず公募要領等にて事業内容の確認をお願いいたします。
本掲載内容は、IT導入支援事業者の登録ツール・交付申請の要件等を担保するものではありませんのでご注意ください。
事務所の電話オペレーターは、お客さまからの代行車予約、配車の到着連絡、運転手からのお問い合わせなど数多くの電話を受けなくてはなりません。オペレーターの社員が休憩も取れないほど電話が鳴り続けることも多くあります。
顧客管理と配車管理を連携させるツールを導入。その上で全運転手にスマートフォンを用意し、予約情報や位置情報を送信する環境を整備。
オペレーターが予約を受ける際、顧客管理ツールから過去の予約情報を参照。お客さまから「いつものところへ来て」という予約を受けても、簡単に場所の特定ができるようになり、1本の予約電話の受け答えにかかる時間が短縮されます。
予約情報は運転手に持たせたスマートフォンのアプリへ情報を送信。地図情報も送信できます。
また、お客さまに依頼された場所へ運転手が到着したら、そのお知らせをオペレーターがお客さまに電話をするという流れをとっている場合、運転手がスマートフォンから自らお客さまに連絡できるので、場所がわかりづらいなどのお問い合わせも、お客さまと運転手が直接やり取りすることができ、スムーズに完結させられます。
これらによってオペレーターの業務負荷はかなり軽くなり、落ち着いてお客さまからの予約連絡を受けられるようになることでミスの減少も期待できます。
売上や経費など、数字データは拠点ごとに行っています。各拠点から集めたデータの統合は手入力で行っているため入力に時間がかかり、リアルタイムで売上状況を把握できません。
運送業に特化したバックオフィス業務を支援するツールを導入。
各地に散らばる配送拠点。売上や経費などのデータを拠点ごとのルールで管理していると、情報を統一することにも時間がかかってしまいます。また各拠点から集められたデータを手入力で転記し、集計するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがち。これらの問題は、情報を一元化して管理することで解決できます。
ツールの導入により、統一された条件のもと各拠点がデータを入力。一元管理されたわかりやすい情報をリアルタイムに確認できるようになったことで、経営状況の把握も容易に。得られた情報を配車管理などにすぐフィードバックすることも可能となり、データ管理にかかる時間の短縮とコストの削減に繋がります。
また煩雑だったさまざまなデータが整理されたことで、顧客対応のレスポンスも向上し、信頼度も高まります。
車両やドライバーのスケジュール管理や運行計画、運賃の設定は社長の長年の経験と勘によって管理されています。社長が出張などで不在になっても業務を進められる環境を作りたいのですが……。
GPS追跡機能などを導入することで、最適な運行計画や運賃を設定できる環境に。
的確な運行計画を立てることは、運送業の事業を円滑に行う上で欠かせないことです。ヒト・モノ・カネの関係を整理することで、より効率のよい運行計画を立てることが求められるでしょう。
ベテラン社員の経験による計画策定だけに頼らず、若手社員でも運行計画の作成を担当できるスキルを磨く必要があります。それにはドライバーの日々の業務をデータ化していくことが必要です。車両に搭載したGPSの追跡機能を活用し、移動距離や時間を確実に把握できれば、原価の管理も正確に行えるようになります。これらの情報を整えることによって、数字という明確な基準をもとにした価格設定や運行管理を実施できるようになり利益も向上。ドライバーの運転時間の管理もしやすくなるので、残業が発生することも少なくなります。
社員の給与や勤務時間、売上の管理などはこれまでExcelを使用してきましたが、経理担当者によって管理のルールが異なるので問題になっています。これら経理の情報、ドライバーの台帳や実績などをわかりやすく、公平に管理したいです。
運送業に特化したバックオフィス業務をサポートするツールを導入。
経理を担当する社員ごとに独自のルールをもって管理されていた社員の給与や勤務時間。これらのデータ入力の法則を、運送業の業務内容のサポートに特化したツールによって管理し、統一されたルールに則って入力できる環境を整備します。
運送業ならではの書類である運転者台帳や貨物自動車実績報告書、車両整備報告などの管理もスムーズに。また情報が整理されたことで、ツールを通して車両メンテナンスのタイミングなどの通知も行われるようになり、運転業務の安全性も高まります。
さらに請求の場面でも、荷主に合わせた請求フォームをカスタマイズして作成できるようになり、帳票の作成にかかる時間も軽減。荷主の業務に寄り添った請求フォームを用意することで、サービスの向上にも繋がっていきます。
ドライバーが配送に行った先で、新しい仕事を受注することがあります。配送業務終了後にオフィスに戻り新規案件の報告を行い、伝票を作成することが負担です。
顧客情報や商談情報を社内で共有できるシステムを導入。
毎日の配送業務を終えてから、オフィスに戻って伝票や日報の作成を行っていると、ドライバーの残業時間が長くなってしまいます。これらの情報をクラウドで管理できる環境を用意すれば、ドライバーは配送業務の空き時間にタブレット端末などを使って伝票や日報を作成し、リアルタイムでオフィスのスタッフに報告・共有できるようになります。配送スケジュールの合間に発生する待ち時間を有効に活用することで残業が減るだけでなく、ワークライフバランスも向上するでしょう。
また配送現場で得た取引先の最新情報を速やかに営業担当やオフィススタッフに報告できる環境が整えば、取引先のニーズや環境変化にも即座に対応することが可能です。取引先との信頼関係が強固になることも期待できます。
ドライバーの運転時間や健康の管理は、運輸業にとって最重要となる課題のひとつです。ドライバー本人からの報告だけに頼らず、もっと効率良く確実に勤務状況を把握するにはどうしたらよいでしょうか。
デジタルタコメーターの情報とドライバーによる運行状況の報告を連動させるツールを導入。
お客さまや荷物を安全に目的地まで運ぶ。それにはドライバーが過労運転することなく、適正な運転時間を守り、健康に日々の業務を行うことが前提です。
従来は紙や口頭でドライバーの運行状況や健康状態を管理していた環境から、クラウド上でさまざまなデータを管理できるツールを導入。ドライバーはタブレット端末やスマートフォンを使って定期的に現場から運転の状況を報告し、さらにツールがデジタルタコメーターの情報を取得し、これらふたつのデータを連動させることで、リアルタイムに運行状況が把握できるようになります。このツールにより、安全で無理のないドライビングができているかを確認しやすくなり、社内全体の安全性が向上。ドライバーの働きやすさに繋がっていきます。
ドライバーの労働時間の管理は、アナログタコグラフで管理しています。記録のデータがアナログなので紙を使って管理をしなくてはならず、データの管理や整理に時間と手間がかかってしまいます。
アナログタコグラフを読み取り、デジタルデータ化できるツールを導入。ドライバーの稼働時間の自動認識を実現。
紙に記録されたアナログタコグラフの情報を読み取るには時間とコツが必要です。従来は人の目で記録を読み取り、手入力でまとめていたこれらの作業を、ツールの導入によってデジタルデータとしてスキャン。アナログで記録された情報をデータ化することで、紙での記録を保存する必要がなくなり、ドライバーの走行履歴の保管がしやすくなります。過去の走行履歴の情報が必要となったときも、すぐに検索してピックアップできるという利点も。さまざまな情報の入力や処理にかかっていた時間が軽減されます。
さらにデジタルデータ化により、記録された情報の分析もスムーズに行えるように。長距離運送管理や稼働状況の集計など、運送業ならではのデータを速やかに分析できるので、ドライバーの運転時間や休憩時間の把握も容易になるでしょう。
