仕入れ先それぞれで作成されたExcelデータ。受け取ったデータをまずはスタッフの目でチェックし、納品された商品とデータを突き合わせした後は、RPAツールによってさまざまな商品情報の登録を自動化。仕入れ先ごとに異なる複数のExcelをひとつに集約し、内容を集計後、規定の情報を自動的に自社の商品管理システムに登録しています。納品から情報登録、販売までの工程がスムーズになり、商機を逃さず販売できるようになりました。

売場から集められた手書きの注文シートをスキャニングし、文字認識してデータ化するOCRシステムと連携し、RPAツールが自動的に顧客名簿として自社の管理システムに登録できるようになりました。さらに注文された商品データと顧客情報を連携し、在庫情報をもとに自動的に必要な商品をリストアップ。用意した商品と顧客情報の最終的な突き合わせは人間の目で行っていますが、情報の登録が自動化されたことで、手書き情報をデータ化するためにかかる時間や人員を大幅に削減できました。業務が集中する時期でも短期アルバイトスタッフなどを依頼する必要もなくなり、金銭面だけでなくスタッフ教育にかかる時間や手間も不要になりました。

RPAツールが始業時間までに、チェックを必須としている競合店や競合他社サイトに掲載されている商品価格を自動的に収集します。社員が出社するまでには、指定したフォーマットに必要な情報をまとめて用意されているので、これまで毎朝行っていた商品価格情報の収集が不要に。フォーマットにまとめられた金額をもとに、朝のうちに値付けが行えるようになるので、営業担当社員は午前中から社外へ出て、お客さまとの商談に向かえるようになりました。また自動的に日々のデータが蓄積されるので、価格情報の分析やマーケティングなど営業以外の分野の業務にも利用しやすくなるという利点もあります。

せっかく作った魅力的な商品をより多くのお客さまに届けるには、お客さまのニーズを知ることがカギになります。これまで自社の商品を購入してくれたお客さまは、商品のどんなところに魅力を感じていたのでしょうか。何が、いつ、どんなお客さまに購入されてきたのか、その実績や推移をデータとして蓄積し、購買傾向を分析できるツールを活用すれば、これからの製造・販売計画を立てることが可能になります。
ただ漠然と商品を並べるのではなく、お客さまのニーズやシーズンに合わせ、無駄なく商品をラインナップしていくことで、売上の向上に結びつきます。また不良在庫も減少するためコストの削減にもなるでしょう。

お客さま一人ひとりの過去の注文履歴をもとに、新商品の告知やキャンペーン情報などでアプローチできるツールがあります。常連のお客さまが商品を必要とするタイミングを分析し、適した時期にDMやメールを発信することで、一度離れたお客さまが戻ってくるきっかけをつくることができます。
またリピーターのお客さまが再度注文をしやすくするため、「前回と同じ」というオーダーに対応できる環境も整えられます。それにより気軽に注文ができるようになったと常連のお客さまからも好評を得られるはず。久しぶりに商品を購入する方も、スムーズに注文ができるようになると、売上も向上していきます。

数多くの書類を作成することに時間がかかり、接客や営業など店舗の成長に関わる業務がおろそかになっている場合、まず取り組むべきことは、業務の簡略化ではないでしょうか。シンプルな作業で書類作成ができるツールとして、商品売上を記録する納品書を作成するだけで、関連する売上帳や請求書など複数の書類を自動で作成できるシステムの導入をおすすめします。それにより入力作業の二度手間がなくなり、書類作成にかかる時間が大幅に削減。入力ミスもなくなります。
また、導入するシステムによって受注・発注も一括して管理できるようになるため、商品の動きがわかりやすくなるという効果も。不要な在庫を抱えることがなくなり、コストの削減にも繋がっていきます。

売上や利益の数字を確認するだけならExcelを使った表やグラフでも十分ですが、目的に合った条件のもとで詳細な情報を把握し、経営判断に関わるような分析を行うには複雑な手順が必要です。これらの情報をリアルタイムで可視化できるツールがBI（ビジネス・インテリジェンス"Business Intelligence"）と呼ばれるものです。
季節やトレンド、そして過去の売上実績をもとにBIが"いつ" "何を" "どれくらい"お客さまが商品を手にする可能性があるかを予測。スタッフの経験や勘に頼らず、数値として明確にニーズに即した在庫計画の立案の補助となる役割を果たします。また特定の商品を売り切りたい、在庫を切らしたくないなど、目的に合わせて予測をたてることも可能です。スタッフ全員が把握できる明確な基準で在庫管理ができるようになることで、不良在庫を持つこともなくなり、商品の循環も良くなります。
また、需要予測に則った取引の実践により、適正に在庫の管理ができる企業であることが財務諸表にも反映され、金融機関からの信頼度も高まり融資額が上がることも期待されます。

商品ごとの条件を発注や仕入のタイミングでデータ化して登録できるツールを用いれば、適正な保管方法で在庫を管理できる道筋を整えることができます。
何をどの倉庫に保管すべきか、そして消費期限が間近なものはどこにどれくらいあるのかなどを一目で把握。保管条件の見落としや間違いによる商品の破棄もなくなり、コストの削減に繋がります。

「CTI」というシステムで電話やFAXの情報とパソコンのデータを連携することで、外出先でも発注依頼のFAXが確認でき、発注依頼と取引先情報のリンクも簡単に行えるようになります。また、オンライン上で売上伝票の入力も可能に。外回り中でも伝票を作成し、出荷依頼や配送の手配まで自動で進められる環境が整います。
自動的に書類が作成できるようになったことで、業務の効率が格段にアップすることはもちろん、発注依頼に対するレスポンスが早くなり取引先からの信頼度も上がります。

取引先ごとに過去の注文情報を閲覧できる環境を整備し、発注や仕入、入荷の履歴を管理できるようにします。このデータベースがしっかり作られていれば、会社名から「いつもの」注文をすぐに検索することができ、新入社員であっても長い付き合いのある取引先とのやり取りの把握もスムーズに。取引先との信頼関係を壊すことなく、発注作業にかかる時間の軽減が可能になります。

顧客のニーズの把握や見込み客の発掘のため、マーケティングオートメーションのツールを導入してみるのはいかがでしょうか。ホームページの閲覧状況から、商品に興味を持っている見込み客を把握。さまざまな手段でメールアドレスを取得し、その相手に対して自動でメールによるアプローチを行うというツールです。さらに送ったメールの開封率もデータとして検知されるので、メールを読んでホームページを訪問している関心が高い顧客には、社員自身が直接アプローチをするという動きを取ることができます。
そのため誰がどんな商品に関心を持っているかを理解した状態で営業を行うことができ、無駄のないアプローチが可能になるでしょう。
またホームページやメールの閲覧状況のデータは、マーケティングのための情報としても活用できます。今後の仕入やPR活動の指針としても役立ちそうです。

名刺などの取引先の情報を全社員がアクセスできるツールにアップすることを徹底。チームや部署、ときには部署を越えて情報を共有することで、アイデアが交差して個人ではできなかった顧客へのアプローチが可能となります。
多くの情報が集まった結果、商圏の分析や今後の販売展開のプランニングなども新たに仕切り直すことも。より客観的な視点によるマーケティング活動の展開も期待できそうです。

従来の帳簿ではなく、取引先とのやり取りすべてをツール上で管理できる環境を整えることで、複雑な一連の業務をスムーズにまとめることができます。取引先を一度登録してしまえば、それ以降は社名での検索ができるようになるので、瞬時にこれまでの取引内容や条件の確認が可能に。発注、仕入情報も過去の条件をチェックしながら新規の入力が行えるので、情報の統一や管理が実施しやすくなります。

お客さま自らがWebから発注を行える環境を整えます。それによって営業担当者が直接取引先のもとを訪問する回数も少なくなり、販売計画や顧客開拓の企画など他の業務にも力を入れる余裕ができるでしょう。
取引先にとってもWebでいつでも必要な商品を発注できるようになるので、時間を気にせず取引を行えるというメリットがあります。対面でのやり取りが必要な場合ももちろんありますが、お客さまと自社、双方にとって取引にかかる時間的負担を軽減することができます。

取引先として契約しているお客さまのみが利用できる、商品の受発注専用のサイトを制作することで、お客さまは電話をかけずにパソコンなどからいつでも発注が可能になります。また顧客情報もお客さま自身が入力する環境になるのでミスも減少。顧客管理や販売履歴の管理もスムーズになるでしょう。
またお客さま側も受発注用に特別な端末を用意することなく、通常利用しているインターネット環境から専用サイトへアクセスできるので、ストレスなく新しい環境へと移行してもらえることが期待されます。

受発注を取引先の担当者が普段から使用しているパソコン、スマートフォン、タブレットなどから行える、専用のサイトを制作します。それにより取引先は専用端末を持たなくても商品の発注操作が行えるようになり、気軽に取引をスタート可能となり新しい顧客の増加も期待できるでしょう。
お客さま、自社ともに取引開始にかかる経費が不要となるため、コストの削減にも繋がります。

お客さまと向き合って取引を行っていると、営業担当はつい「売ること」に意識を向けすぎて、無理のある割引率であっても承諾してしまうことがあります。しかし価格交渉の際に、販売価格と原価の両方を確認しながらお客さまと話し合える環境を整えたことで、原価率をしっかり認識した上での営業活動を展開できるように。個人の実績を上げることだけに目を向けるのではなく、会社全体の利益に結びつく考え方が身につき、適正な利益を上げられるようになります。

業務ごとに管理されているさまざまな情報を一元化。商品の販売実績や売上の傾向、顧客の情報などを連携させて管理できるようになることで、事務作業にかかる時間が軽減。スタッフの労働時間短縮にも繋がります。
また、店舗に関わる多様な情報をまとめて管理・確認できるようになったことで、今後の販売対策や仕入計画を立てやすくなるでしょう。加えて取引先の情報も社員個人の管理ではなく社内にオープンとなったことから、社員同士が顧客情報を共有できるように。担当社員が変わっても顧客に対して的確・丁寧な受け答えが可能となり、対応の不備から同業他社に顧客が流れてしまうこともなくなります。

これまでは一枚一枚手書きで対応していた宅配便の送り状。その情報をデータ化して送り状の用紙に印字し、発送の詳細を管理できるツールがあれば、顧客情報と宅配便の荷物番号をスムーズに連携させることができます。お客さまから電話でお問い合わせがあっても、氏名や電話番号から荷物番号をすぐに検索でき、商品の現在位置が確認可能に。お客さま対応にかかる時間が短縮されただけでなく、素早い対応によってお客さまからの信頼度も向上します。

商品の発送先となる顧客情報と倉庫からピッキングすべき商品の注文リストや納品書を個別に管理していることが、発送ミスが起きる原因のひとつ。それぞれの情報を付き合わせる際に見落としが発生しがちです。この問題を解決するには、顧客情報と注文リスト、納品書、これらのデータを連携させ、一枚のシートにまとめて印刷できる環境を作ることで、情報の行き違いをなくすという方法があります。発送前にチェックすべきものを一覧で把握することができるようになり、発送時の取り違いというミスも減少。確認作業もスムーズになり、発送業務に必要な時間も短縮されます。