宿泊プランの情報は、毎回同じフォーマットを使用してスタッフがまとめていきます。そこでまとめられた情報を、RPAツールが自動的に決められた宿泊予約サイトすべてに記載。RPAツールによって宿泊予約サイトに管理者として自動的にログインできるよう設定することもできます。スタッフが作成した新しい宿泊プランを、短時間で複数の宿泊予約サイトに自動的に登録できるようになり、旬のプランをいち早くお客さまに提案することが可能に。またスタッフも事務作業にかかる時間が削減され、接客や施設内の環境整備に注力できるようになりました。

顧客情報の管理は宿泊施設にとって重要な仕事のひとつ。特に常連のお客さまであれば、過去のデータをもとによりお好みに合ったお部屋や料理を提供することもできるはずです。
特に食事の好みや苦手食材を把握し、顧客情報を厨房と共有できるシステムを整えておけば、より満足度が高いメニュー、そして前回とは違う新鮮な味覚でお客さまを迎えられます。
常連のお客さまに限らず、アレルギーを持つお客さまに対しても、フロントと厨房の連携によって安心して楽しんでいただける料理を提案できるでしょう。
顧客情報を蓄積していくことで、特定の地域や属性のお客さまの好みの予測も可能に。お客さまのニーズによりそったホスピタリティの高いサービスでリピーターも期待でき、顧客満足度の高い施設として評判も上昇していきます。

お客さまの人数や条件、好みなどを踏まえ組み上げる部屋割り。一度組んだ部屋割りを変更するのは大変な手間です。Excelなどを使った表組みでまとめている宿泊施設も多いでしょう。
宿泊施設の基幹業務を支えるシステムがあれば、部屋割りという宿泊施設ならではの業務をスムーズに行える環境も整います。予約状況を一覧で確認でき、さらにそれぞれの客室に宿泊するお客さまの情報も合わせて表示。部屋割りの変更はドラッグ＆ドロップで直感的に操作できるので、作業時間も大幅に軽減されます。情報の確認もわかりやすいため、客室の変更による行き違いもなくなりお客さまの満足度も上がっていくでしょう。

積極的にインターネットを通じての予約システムを導入してはいかがでしょうか。外部の宿泊予約サイトだけでなく、自社のホームページにも予約のシステムを取り入れることで、お客さまはいつでもどこからでも気軽に予約ができるようになります。また、システムを通じてお客さま自らが名前や電話番号などの情報を入力するので、口頭でのやり取りで発生しがちだった聞き間違いによるミスもなくなるはずです。
自社のホームページの予約システムと外部の宿泊予約サイト、両方の情報を連携させて一括管理できるため、空室状況も一目で把握が可能に。もちろん従来のように電話で予約を行うお客さまがいらっしゃった場合でも、リアルタイムで空室状況がわかるのでダブルブッキングなどのトラブルもなくなります。
すべての予約情報を一覧で確認できる環境は、スタッフ間での情報共有もしやすくなりスムーズなサービスの展開にも繋がるでしょう。

客室のリネン類やアメニティなど、日々消費されるさまざまな備品の管理は時間がかかるもの。日々変動する宿泊のお客さまの人数に合わせて備品をそろえる必要があり、在庫管理にも気を遣います。
タブレット端末を使って、客室の予約情報と関連付けながら備品を用意することができる環境を整えれば、客室清掃のタイミングで常に最新の予約情報を確認しながらリネンやアメニティをそろえることが可能に。全体の在庫数も確認しながら準備ができるので、急に必要なアメニティが不足するといったトラブルも回避され、常に安定したサービスをお客さまに提供することができます。

予約状況やお客さま情報を、フロントや事務スタッフだけでなく厨房でも確認できる環境を整えることで、お客さまの人数、アレルギーの有無、メニューに反映させたい好みは何かなどをリアルタイムで確認できるようになります。従来のように予約リストをプリントアウトするなどして情報を共有する手間が省けるだけでなく、急な変更にも素早く対応することが可能となるでしょう。
また当日用意するべき料理のリストだけでなく、翌日や一週間後など任意の期間を設定してお客さまの宿泊予定を確認できるので、計画的に材料を仕入れることができるようになります。そのため新鮮な旬の食材を、適正な量で仕入れる計画が立てられ、お客さまに美味しい料理を提供しつつ、食材のロスを最低限に抑えられ、顧客満足とコストカットを両立させた献立作成を実現できます。

ひとりで複数の業務を兼務することが多い宿泊施設。予約サイトの情報更新専属のスタッフを配置できない場合も多いでしょう。また特にITに詳しいわけではないスタッフが担当しているため、余計に時間がかかるという声もあります。
予約サイトの情報更新の作業を軽減できるよう、登録している複数の予約サイトのプランをシステムで一元管理してはどうでしょうか。導入したシステムの画面から各予約サイトを横断的に更新できる環境を整えれば、いくつものサイトを行き来することなく、スムーズに数多くの予約サイトの情報を管理できます。加えて予約サイトごとに異なる情報登録方法を覚える必要もなく、導入したシステムの使い方だけを理解していればいいので、担当者の負担も軽減。情報更新にかかる時間も短くなります。

登録しているいくつもの宿泊予約サイト、それぞれに書かれているお客さまからの口コミ。その内容をこまめにチェックし、丁寧な返信をすることは顧客満足度アップや施設のイメージ保持のためにも欠かせないことです。しかし複数のサイトを閲覧しながら口コミを確認するのは時間がかかるもの。その内容をまとめてひとつの画面で確認・返信ができるツールがあります。
口コミへの返信作業に要する時間が軽減されるだけでなく、一覧で確認できる口コミを見ながら顧客ニーズの推移などの分析やそれに沿ったプランのご提案・サービスの改善がしやすくなるという効果もあります。また情報がホットなうちに口コミの評価を確認・対応するようになったことで、お客さまからの信頼が高まることも期待できます。

宿泊予約サイトとホテル独自の予約システムを連携させ、自動的に情報を取り込むことが可能なオンラインのシステムを導入し、予約情報の一元管理が可能になります。
もちろん取り込んだ後の情報を人の目でチェックすることは欠かせませんが、データを手入力で転記するよりははるかに作業時間が短縮。情報の転記ミスもなくなり、受付でお客さまとトラブルになることもなくなります。

外部の宿泊予約サイトそれぞれで情報更新の手順が異なり、パソコンの操作が苦手なかたには障壁になっている場合もあります。しかしそれらの更新を一括で行えるツールを使うことで、導入したツールの使いかたのみを覚えれば、登録しているすべての宿泊予約サイトの情報更新が一度で可能に。スムーズに最新の情報を提供できるようになります。
情報更新にかかる時間が短くなったことで、担当者の業務負荷が軽減されただけでなく、魅力的な情報をリアルタイムで更新できるようになり、新規顧客の獲得にも繋がっていきます。

まずは従来の顧客情報を整理することが必要です。予約時にチェックする項目をカスタマイズできるツールも多いので、施設に合ったスタッフも使いやすい情報管理のスタイルを構築することができるでしょう。
顧客情報や予約情報を正確に、細密に管理できるようになったことで、予約情報の行き違いによるお客さまとのトラブルも減少。また一定のルールに則って情報がまとめられているため、フロント担当スタッフ以外でも予約内容の把握がしやすくなり、施設スタッフが一丸となってお客さまに寄り添ったサービスの展開も可能に。
さらに子細な顧客情報が得られるようになったことで、今後マーケティングや広告展開にも利用できるデータも集まり、効率の良い集客プランの立案も繋げられます。

周辺に宿泊施設が複数立ち並ぶエリアでは、競合施設の料金や評価を参考にしながら自社のプランを設定していくことが求められます。その際に必要な情報を集めるために、複数の宿泊施設のホームページや宿泊予約サイトを巡回するには多くの時間が必要です。しかしエリアや施設名などの条件を設定し、競合する可能性がある施設の情報を自動的に収集できるシステムがあれば、短い時間で必要なデータを一覧で確認することが可能に。近隣施設の価格調査にかかる時間も削減できます。その結果、集めた情報をもとに見込み客のニーズや地域の相場を読み取り、適正な価格の設定も実現できます。
顧客ニーズに合った宿泊プランを実施できるようになったことで、客室の稼働率も向上するでしょう。

クラウドシステムを取り入れることで、導入した宿泊施設側がサーバのメンテナンスを行う必要がなくなり、常に最新の状態でシステムを利用することができます。そのためシステム管理に詳しいスタッフを配置する必要もなくなり、宿泊施設のスタッフとしての業務やお客さまへのサービスに専念できる環境が整います。
また時代とともに税率や法律の変更が生じた場合でも、導入者側がシステムを更新するなどの対応を担う必要がなく、最新のルールを反映させられるのもクラウドシステムの利点のひとつです。